Quando si parla di conservazione sostitutiva ci si riferisce a quel processo che consente di trasferire il contenuto di un documento cartaceo su un supporto informatico utilizzando un determinato formato digitale.

Ma siamo sicuri che i documenti conservati in via sostitutiva possono essere letti e/o riprodotti su supporto cartaceo in qualsiasi momento? Il formato digitale utilizzato è conforme alle disposizioni normative? Sono domande frequenti tra gli operatori del settore, interrogativi più che legittimi, in quanto, ultimato il processo di conservazione sostitutiva, la carta viene materialmente distrutta e, se qualcosa dovesse andar storto, il contenuto del documento sarebbe irrimediabilmente compromesso.

A tal proposito, è opportuno evidenziare che il documento conservato in via sostitutiva è di gran lunga più sicuro del documento cartaceo. Basti pensare che un incendio potrebbe facilmente distruggere la carta presente in archivio, mentre, utilizzando il formato digitale, si potrebbero avere tante copie degli stessi documenti memorizzate su più server distribuiti in tutto il mondo.

Cos’è il formato digitale
Preliminarmente, occorre ricordare che qualsiasi documento digitale altro non è che una sequenza di zero e uno (i "bit") che, combinati tra di loro secondo una specifica codifica, rendono i documenti leggibili dall’utente finale.
Quindi, quando parliamo di documenti in formato .doc o .pdf, ci stiamo riferendo all’insieme delle codifiche e delle regole che permettono di riprodurre su personal computer, tramite appositi software, il contenuto del documento che l’autore ha creato.

Senza addentrarci in complessi tecnicismi, vediamo adesso i requisiti principali che un buon formato deve possedere:

• non essere proprietario, vale a dire non essere legato a una specifica azienda
• essere aperto, nel senso che le sue specifiche devono essere di pubblico dominio e ben documentate
• essere uno standard, vale a dire essere approvato da organismi internazionali di standardizzazione, quali ad esempio l’Ansi (American national standards institute), l’Iso (International organization for standardization).

I documenti rilevanti ai fini fiscali
Per quanto concerne la conservazione sostitutiva dei documenti rilevanti ai fini fiscali, le disposizioni di riferimento sono contenute nel Dm 23 gennaio 2004, nella deliberazione Cnipa 11/2004 e nella circolare 36/2006 dell’Agenzia delle Entrate .

A titolo esemplificativo, i documenti da conservare utilizzando il formato digitale sono quelli elencati nel Dpr 600/1973 e nel Dpr 633/1972, vale a dire: libro giornale, libro degli inventari, registri Iva, fatture, documenti di trasporto, dichiarazioni fiscali, libro soci, libro delle adunanze eccetera.

Il passaggio dalla carta al digitale rappresenta uno dei momenti più delicati del processo di conservazione. Proprio per questo, il legislatore ha previsto che i documenti digitali debbano possedere determinate caratteristiche. Prima tra tutte, la non modificabilità nel tempo (articolo 1, comma 2, lettera a, Dm 23 gennaio 2004); inoltre, il documento digitale non dovrà contenere né macroistruzioni né codici eseguibili. Su quest’ultimo aspetto si rende necessaria un’ulteriore precisazione nel senso che il documento digitale, a prescindere dal formato utilizzato, potrebbe contenere un qualsiasi campo, ad esempio il campo data, che potrebbe essere aggiornato in maniera automatica ogni qualvolta si visualizza il documento stesso. Ebbene, in questi casi, il processo di conservazione non sarebbe conforme alle norme vigenti.

Dare indicazioni operative sui formati da utilizzare per la conservazione sostitutiva è estremamente complesso, in quanto il mercato è in continua evoluzione e il rischio che uno standard finisca in cantina nel giro di qualche anno è concreto. Ma è pur vero che la macchina della dematerializzazione ormai si è avviata e la strada che sta percorrendo non consente inversioni di marcia.

Quindi, sulla base dell’analisi esposta in precedenza, il formato che attualmente si presta meglio alla conservazione sostitutiva dei documenti nel lungo periodo è il formato Pdf/A (Portable document format for archiving).
Tale formato è uno standard Iso dal 2005, non è proprietario (era di proprietà di Adobe systems) ed è un formato aperto, con specifiche pubbliche liberamente accessibili e ben documentate.
Un’altra caratteristica molto importante del Pdf/A è che i documenti sono completamente "auto-contenuti", vale a dire che tutte le informazioni necessarie per la visualizzazione del documento sono incorporate nel documento stesso. Inoltre, nei documenti in formato Pdf/A sono vietati contenuti audio, video, macroistruzioni e codice eseguibile.

Concludiamo evidenziando che sebbene il mercato offra parecchie soluzioni, la scelta del giusto formato, per la conservazione sostitutiva dei documenti fiscali nel lungo periodo, non può che cadere sui formati "standard", "aperti" e "non proprietari".